Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten nach Art. 30 DSGVO

 

Hinweis: Dieses Verzeichnis ist nicht veröffentlichungspflichtig.

 

1. Angaben zum Verantwortlichen

 

1.1 Verantwortliche Stelle (Art. 4 Nr. 7 DSGVO)

1. Vorsitzender

Christian Geissler

Wernerstrasse 2

56170 Bendorf

02622/9761058

 

Angel-Sportverein Bendorf 1923 e. V.
Wernerstrasse 2
56170 Bendorf

 

1.2 Gesetzliche Vertreter

Christian Geissler (1. Vorsitzender)
Michael Kropp (2. Vorsitzender)
Wolfgang Basler (Schatzmeister)
Helmut Schneider (Geschäftsführer)
Tel. 02622 – 97 61 05 8
E-Mail: 1.vorsitzender@angelverein-bendorf.de
Die Vorstandsmitglieder vertreten den Verein nach außen jeweils allein.

 

1.3 Datenschutzbeauftragter

Ein Datenschutzbeauftragter ist nicht bestellt, da die zugehörigen Tatbestände nach Artikel 37 DSGVO nicht vorliegen.

2. Grundsätzliche Angaben zur Verarbeitung

 

2.1 Bezeichnung der Verarbeitungstätigkeit

a) vereinsinterne Mitgliederverwaltung: 
b) Datenerhebung von Besuchern des Internetauftrittes des Vereins:

 

2.2 verantwortliche Ansprechpartner

Siehe Punkt 1.2 Gesetzliche Vertreter

3. Allgemeine datenschutzrechtliche Anforderungen DSGVO

 

3.1 Zweckbestimmung

zu 2.1 a) vereinsinterne Mitgliederverwaltung: 
- Nachweis des Mitgliederbestandes gegenüber übergeordneten Verbänden zur Beantragung öffentlicher Zuschüsse und Förderungen
- Versicherungsnachweis im Rahmen der Sportversicherung des Sportbund Rheinland und DAFV.

- Berechnung und Zuordnung von Mitgliedsbeiträgen

zu 2.1 b) Datenerhebung von Besuchern des Internetauftrittes des Vereins:
- persönliche Daten über Kontaktformular werden ausschließlich zur Beantwortung gestellter Anfragen verwendet.
 

3.2 Rechtmäßigkeit der Verarbeitung nach Art. 6 DSGVO

zu 2.1 a) Einwilligung / Einwilligung Sorgeberechtigter / Vertrag

zu 2.1 b) Wahrung berechtigter Interessen des Verantwortlichen

 

3.3 Datenschutz-Folgeabschätzung nach Art. 35 DSGVO

Es besteht durch die Verarbeitungstätigkeit kein hohes Riskio für die Rechte und Freiheiten natürlicher Personen. Eine Datenschutz-Folgeabschätzung ist daher nicht erforderlich.

4. Erhebung der Daten

 

4.1 Kreis der betroffenen Personengruppen

Es werden zu folgenden Gruppen zur Erfüllung der Zweckbestimmung aufgeführten personenbezogene Daten bzw. Datenkategorien erhoben, verarbeitet und genutzt:

• Mitglieder des Vereins
• Interessenten an einer Mitgliedschaft
• Lieferanten des Vereins
• Mitarbeiter übergeordneter Verbände sowie öffentlicher Einrichtungen

 

4.2 Art der gespeicherten Daten

• AbrechnungsdatenAdressdaten
• Bankverbindungsdaten/Kreditkartendaten
• Geburtsdatum
• Kontaktdaten
• Name/Vorname/Anrede/Titel
• Standortdaten
• Vertragsdaten
• Vertragsstammdaten
• Zahlungsdaten
• Zeiterfassungsdaten

 

5. Empfänger oder Kategorien von Empfängern, denen die Daten mitgeteilt werden können

 

5.1 Interne Empfänger

• Mitgliederverwaltung
• Buchhaltung
• Übungsleiter
•  

5.2 Externe Empfänger und Dritte

• Öffentliche Stellen, die Daten aufgrund gesetzlicher Vorschriften erhalten dürfen oder.
• Öffentliche Stellen der Strafverfolgung, zur Wahrung eigener Interessen im Falle von Angriffen auf unser Internetangebot oder unsere IT.
• Weitere externe Stellen wie z.B. Banken / Rechtsanwälte (soweit dies zur Erfüllung des Vertragsverhältnisses notwendig ist.)

 

6. Zugriffsberechtigte Personen

 

6.1 zugriffsberechtigte Personen

• Vorstandsmitglieder
• Verantwortlicher für Mitgliederverwaltung
• Verantwortlicher für Buchhaltung
• Verantwortlicher für IT-Sicherheit
• Übungsleiter

 

6.2 Berechtigungskonzept

• Vorstandsmitglieder sowie der/die Verantwortliche für die Mitgliederverwaltung erhalten Vollzugriff auf die von Mitgliedern erhobenen Daten.
• Der/die Verantwortliche für Buchhaltung erhält Zugriff auf die für die Beitragsberechnung und Verbuchung gezahlter Beiträge notwendigen Daten (Anschrift, Zugehörigkeit zu Beitragsgruppen und Abteilungen sowie Bank- und Zahlungsverkehrsdaten).
• Der/die Verantwortliche für IT-Sicherheit erhält Vollzugriff auf die von Mitgliedern erhobenen Daten (nur in Zusammenhang mit Gewährleistung der IT-Sicherheit der Mitgliederverwaltung).
• Übungsleiter erhalten eingeschränkten Zugriff auf Mitgliederdaten wie folgt: Name, Adresse, Geburtsdatum, Telefon-Nr.
• Der/die Verantwortliche für IT-Sicherheit erhält Vollzugriff auf die im Rahmen der Gewährleistung der IT-Sicherheit sowie der Reichweitenermittlung der Homepage erhobenen Daten von Besuchern.
•  

7. Datenübermittlung in Drittstaaten / internationale Organisationen

 

7.1 Übermittlung personenbezogener Daten

Die Übermittlung personenbezogener Daten in Drittstaaten findet nicht statt.

8. Regelfristen für die Löschung von Daten

 

8.1 Speicherdauer

Es bestehen vielfältige Aufbewahrungspflichten und -fristen. Nach Ablauf dieser Fristen werden die entsprechenden Daten routinemäßig gelöscht, wenn sie nicht mehr zur Vertragserfüllung erforderlich sind. Da persönliche Daten auch in der Buchhaltung und Veranstaltungsmanagement verwendet werden, hierzu nachfolgend weitere Erläuterungen:

Löschung nach 10 Jahren:
- Buchhaltungsdaten, also beispielsweise über die Zahlung von Mitgliedsbeiträgen oder die Erstattung von Auslagen.

- Beitritts- und Kündigungserklärungen (Löschung erfolgt 3 Jahre nach Kündigung des Vereinsmitglieds)

Löschung nach 6 Jahren:
- Geschäftsbriefe und E-Mails

Daten, die nicht unter die vorstehenden Aufbewahrungsfristen fallen, werden gelöscht, sobald diese nicht mehr für den Zweck der ursprünglichen Speicherung benötigt werden. Dies betrifft beispielsweise unmittelbar nach Wirksamwerden der Kündigung Angaben zu Allergien oder körperlichen Beeinträchtigungen, Größenangaben für Teambekleidung, E-Mail-Adresse und Telefonnummer sowie die eventuelle Erfassung in internen Ergebnislisten.

 

8.2 technische Beschreibung der Datenlöschung

Personenbezogene Daten in automatisierten Datenverarbeitungssystemen werden durch Entfernen des entsprechenden Datensatzes gelöscht. Da zur Aufrechterhaltung der Datenintegrität und Datensicherheit jedoch von der Datenbank Sicherheitskopien gefertigt werden, setzt der Verein die sichere Löschung von personenbezogenen Daten um:
- einzelne personenbezogene Daten, die nicht in einem Datenverarbeitungssystem, sondern manuell erfasst wurden, wie eingescannte Dokumente, werden, sobald die Notwendigkeit für deren Speicherung entfällt, sicher gelöscht.
- E-Mails, die personenbezogene Daten enthalten, werden durch Löschen und anschließendes Leeren des Ordners mit gelöschten Elementen gelöscht.
- Datenträger des Vereins, auf denen personenbezogene Daten gespeichert wurden, werden sicher gelöscht, bevor eine Weitergabe an Dritte oder Entsorgung erfolgt.
- manuell erfasste oder dokumentierte personenbezogene Daten in Papierform werden zur Vernichtung gesammelt (hierbei weiterhin als zu schützende Daten behandelt) und vom Verein geschreddert. Soweit Funktionsträger des Vereins beruflich Zugriff auf entsprechend zertifizierte Unternehmen haben und auch im Rahmen ihrer Tätigkeit als Angestellter oder Selbständiger den Datenschutzbestimmungen unterliegen, darf sich der Verein der Dienste dieser Funktionsträger bedienen, um in Papierform vorhandene personenbezogene Daten einer gesicherten Vernichtung zuzuführen.

9. Beurteilung der Angemessenheit technischer und organisatorischer Maßnahmen (TOM)

 

9.1 Allgemeine Beschreibung

Die Erfassung von Daten über die Homepage des Vereins, die Speicherung in der Vereinsverwaltung, die Verarbeitung im Zahlungsverkehr sowie die Übermittlung von Daten innerhalb des Vereins sowie an berechtigte Dritte erfolgt ausschließlich über gesicherte Verbindungen.

Der Zugriffsschutz für die Datenbank zur Mitgliederverwaltung wird durch ein System der Zugangsbeschränkung gewährleistet. Dies beinhaltet neben einer Sicherung über Benutzername und Passwort zusätzlich eine Beschränkung auf explizit zugelassene IP-Adressbereiche.

Die Sicherheit der Verbindung zur öffentlichen Homepage wird durch ein SSL-Zertifikat hergestellt. Vereinsinterne Berichte und Fotosammlungen werden zusätzlich durch ein Passwort geschützt. Sämtlche Zugriffe auf die Homepage werden im Rahmen der Auftragsverarbeitung (siehe Ziffer 7) protokolliert. Diese Protokolle werden regelmäßig auf Auffälligkeiten überprüft. Sofern bei den Überprüfungen festgestellt wird, dass Zugriffsversuche auf geschützte Bereiche oder Systemroutinen von Seiten nicht dazu Berechtigter erfolgt sind, erfolgt für Adressbereiche außerhalb der Europäischen Union die Sperrrung des gesamten Adressbereiches (allow from all, deny from separates). Bei Zugriffsversuchen aus Adressbereichen der Europäischen Union erfolgt neben der Sperrung des Adressbereiches auch eine Sicherheitsmeldung an den jeweiligen Provider des Adressbereiches. Bei unerlaubten Zugriffsversuchen innerhalb Deutschlands erfolgt eine Sicherheitsmeldung an den Provider des Adressbereiches sowie in Kopie an das BSI. Der Adressbereich wird in diesem Fall nicht gesperrt.

Die Mitgliederdatenbank wird im Rahmen des AVV (siehe Ziffer 7) kontinuierlich gesichert. Zusätzlich werden vor jeder Veränderung der Programmversionen Komplettsicherungen des Gesamtprogramms sowie der Datenbank vorgenommen. Der Onlinespeicher wird regelmäßig auf Offline-Speichermedien gesichert.

Alle Zugangsberechtigten des Vereins werden zur Einhaltung der Datenschutzbestimmungen verpflichtet.

 

9.2 verbleibendes Risiko

Trotz der unter 10.1 beschriebenen Maßnahmen besteht ein Restrisiko auf Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten. Hierzu zählen neben menschlichen Fehlern auch das technische Versagen einzelner oder mehrerer Sicherungssysteme (Stichwort Symantec SSL-Gate).

Eine Erhöhung des Sicherheitsniveaus kann in erster Linie durch Verzicht auf die Erhebung sensibler Daten sowie den Verzicht auf Nutzung elektronischer Datenverarbeitungssysteme erreicht werden. Hierzu zählen:

• Anwesenheitspflicht für Erziehungsberechtigte an allen Trainingsstunden und (auch mehrtägigen) Lehrgängen mit minderjährigen Vereinsmitgliedern.
• Barzahlung aller Mitgliedsbeiträge.
• Mitgliederverwaltung durch ein System von Karteikarten
• Anschaffung eines Aktenvernichters auf Vereinskosten.

Die vorstehend beschriebenen Maßnahmen zur Erhöhung der Datensicherheit sind in der Praxis nicht realisierbar. Eine Umsetzung dieser Maßnahmen würde letztlich dazu führen, dass der Verein sich nur noch mit dem Schutz personenbezogener Daten beschäftigt und keine Zeit mehr zur Verwirklichung der satzungsgemäßen Zwecke hätte.

10. Stellungnahme durch den Datenschutzbeauftragten

Da der Verein nicht der Verpflichtung zur Bestellung eines Datenschutzbeauftragten unterliegt, entfällt eine entsprechende Stellungnahme.

11. Prüfung durch den Vereinsvorstand

Dieses Verzeichnis ist am 02.06.2018 durch den Vorstand geprüft und bestätigt worden.

 

Quellenangaben – siehe „Text und Struktur“